Logiciel de gestion de courrier

Manuel utilisateur

Une version actualisée du manuel utilisateur est à disposition de tous les usagers afin de les aider dans l'utilisation du logiciel.

Document disponible dans la partie Mode d'Emploi

Actualités

22/01/2019 - Relance des correspondances non traitées

Pour permettre de relancer les utilisateurs en retard sur le traitement de leurs correspondances ; un nouvel icône de relance orange a été mis en place.

Il sera disponible pour les administrateurs, les superviseurs service ou les superviseurs tous services.

En cliquant sur cet icône, un email de relance parviendra aux utilisateurs assignés à la correspondance.

09/01/2019 - Menu supervision

Afin d'améliorer les temps de réponse, nous avons ajouté une plage de date dans le menu "supervision" vous permettant de filtrer directement sur une période.

Par défaut, la plage se trouve sur les 6 derniers mois.

19/12/2018 - Date de modification du mode de connexion

Le mode de connexion va changer dans la soirée du 03 janvier 2019 et le logiciel sera inaccessible durant cette période (entre 18h et minuit).

Assurez-vous d'avoir correctement mis à jour vos identifiants actuels en leur attribuant à chacun d'entre-eux une adresse email différente (qui deviendra l'identifiant de connexion après la mise à jour).

Vous retrouverez plus de détails sur la nouvelle façon de se connecter dans ce fichier d'aide.

22/10/2018 - Changement du mode de connexion

Le mode de connexion à votre logiciel va bientôt changer pour répondre aux impératifs du Règlement Général sur la Protection des données.

Il nécessitera l’utilisation de votre adresse email qui servira alors de login.

Vous voudrez bien prendre des dispositions pour que chacun des utilisateurs de votre logiciel dispose d’un email individuel en vue de cette échéance.

Celui-ci devra être enregistré dans le champ prévu à cet effet sur votre logiciel (Administration > Utilisateurs > Clic sur l’utilisateur pour accéder au champ Email).

03/10/2018 - Statistiques

Un nouvel affichage des statistiques est disponible à partir du bouton "Statistiques" dans le menu de gauche de l'interface utilisateur.

26/09/2018 - Encart signature

Dans le menu noir, icône Configuration / onglet Contact, vous pouvez maintenant dans l'encart signature, ajouter du texte et/ou une image (format JPEG ou PNG) de votre signature électronique qui sera visible lors de l'envoi de brouillons par émail pour validation.

03/09/2018 - Paramétrage des contacts

Il est désormais possible à partir de l'Administration/Personnels et de l'Administration/Contacts externes de modifier l'ordre des types de contact, d'en ajouter ou de les modifier.

07/08/2018 - Création de sous-services

Dans l'Administration / Services, vous pouvez désormais créer des sous-services afin d'avoir une vue pyramidale de votre structure.

03/08/2018 - Workflows et circuits de validation

Après avoir créé une correspondance sortante, vous allez pouvoir en revenant dessus, accéder à un nouvel onglet intitulé Brouillon et pouvoir travailler sur le courrier de réponse grâce à un système de brouillons associés à un circuit de validation.

02/08/2018 - Courrier confidentiel

Vous pouvez à présent, à la création d'une correspondance, créer un courrier confidentiel. Pour ce faire, il vous suffit de cocher la case Courrier confidentiel disponible dans l'onglet Correspondance lors de la création du courrier. Seuls le créateur, l'expéditeur et les destinataires pourront accéder à cette correspondance confidentielle, et ce, même en faisant une recherche.

01/08/2018 - Gestion des absences

Il est désormais possible, lors d'une absence, de renseigner une date de fin de transfert de vos correspondances vers une tierce personne, cette date est à renseigner dans le mode Configuration, onglet Utilisateur.

25/07/2018 - Priorités

Création d'une nouvelle priorité, pastille violette, en cas de courrier urgent (24 heures) disponible à la création d'une correspondance.

05/07/2018 - Signifier un courrier recommandé

Lors de la création d'une correspondance, il est désormais possible de signifier si le courrier a été reçu en recommandé, en accusé de réception, son niveau de garantie ainsi que la référence du recommandé.

15/06/2018 - Gestion des absences

Dans cette partie, au niveau de l'espace de gestion des absences, affichage du nom, prénom et du service de l'utilisateur sélectionné. Car il peut y avoir un même contact qui interfère dans plusieurs services. Cette fonctionnalité nous permet de ne pas nous tromper de contact.

14/06/2018 - Mode supervision amélioré

Dans le mode Supervision / Les Tâches nous avons mis en place une info bulle au niveau du libellé de la tâche permettant lorsque l'on clique dessus, de voir les observations entrées lors de la création de la tâche qui n'étaient pas visibles à cet endroit jusqu'à présent.

12/06/2018 - Adresses mails multiples

Dans l'onglet Configuration / Contact mise en place de plusieurs adresses mails possibles pour un même contact.

04/06/2018 - Amélioration de l'utilisation

A la création d'une correspondance, lors du choix du destinataire, il est désormais possible de classer les différents services des destinataires par ordre alphabétique.

25/05/2018 - Entrée en vigueur du RGPD

Aujourd’hui 25 mai 2018, le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) entre en application.

Cette modification de la réglementation vise à mieux encadrer l’usage des données dans les systèmes informatiques. 3D Ouest travaille depuis plusieurs mois à l’intégration de ces évolutions.

Dans ce cadre, un certain nombre d’actions vont être menées dans les prochains jours à votre attention.

Vous allez notamment recevoir un nouveau contrat de maintenance définissant plus précisément nos responsabilités respectives concernant les données personnelles. Il remplacera le contrat de maintenance précédent.

Nous mettrons également en œuvre une nouvelle procédure de connexion à votre logiciel. Celle-ci renforcera la sécurité des accès. Elle vous sera détaillée la semaine prochaine au travers d’une fiche pratique.

23/05/2018 - Lien émail cliquable

Intégration d'un lien émail cliquable dans la partie contact/mail du Carnet d'adresses afin de pouvoir envoyer rapidement un émail au contact concerné.

18/05/2018 - Couleur interface

Il est maintenant possible de changer la couleur générale de l'interface du logiciel dans la partie Administration.

02/03/2018 - Copie auto correspondances

Vous avez désormais la possibilité de configurer une adresse mail vers laquelle vos correspondances seront également envoyées afin que la personne à qui elle appartient puisse les traiter (lors d'un congé par exemple). Un commentaire apparaîtra pour cette personne afin de la prévenir de la nature de cette correspondance. Pour cela, il suffit de cocher la case « Copier mes correspondances vers » dans la partie Configuration puis de renseigner l'adresse mail de la personne en question.

23/02/2018 - Mises à jour diverses

Plusieurs fonctionnalités ont été mises en place afin de rendre le logiciel encore plus convivial et simple à utiliser :

  • Contacts archivés : dans la partie Administration, les utilisateurs avec des droits administrateur ont désormais accès à un onglet « Contacts archivés » leur permettant de consulter et restaurer si besoin des contacts archivés.
  • Suppression dossier vide : dans la partie Dossiers, les utilisateurs avec des droits administrateur peuvent désormais supprimer un dossier inutile ne comprenant ni correspondance, ni sous-dossier.
  • Droit de vision : dans la partie Administration, il est désormais possible d'attribuer à un utilisateur un droit de vision sur toutes les correspondances de tous les services même s'il n'est pas le destinataire, grâce à l'option « consultation tous services ».
  • Courriers non rangés : dans la partie Supervision, un nouvel onglet « Non rangées » vous permet de repérer rapidement quelles correspondances ne sont pas classées dans un dossier.
  • Lignes d'affichage par défaut : depuis la partie Configuration, vous avez désormais la possibilité d'indiquer par défaut le nombre de lignes qui s'afficheront dans les tableaux.

25/01/2018 - Recherche avancée documents

Dans la partie Documents, vous avez désormais la possibilité de retrouver des documents plus facilement grâce au bouton Recherche avancée, qui vous permet de rechercher des éléments en fonction du titre, la date d'enregistrement ou un dossier.

11/01/2018 - Paramétrage accès fonctionnalités

Il est maintenant possible de configurer précisément pour chaque utilisateur les fonctionnalités du bandeau de gauche auxquelles il aura accès (recherche, carnet d'adresses, documents, création de dossier, statistiques) depuis l'Administration du logiciel.

03/01/2018 - Amélioration stats et recherche

Vous avez désormais accès à deux nouvelles fonctionnalités dans le logiciel :

  • Statistiques par dossier : dans la partie Statistiques du logiciel, vous avez désormais accès à un encart récapitulatif par dossier, afin de suivre simplement le traitement des correspondances.
  • Sauvegarde de la recherche : dans la partie Recherche, vous pouvez désormais enregistrer les paramètres d'une recherche effectuée afin de pouvoir la réutiliser ultérieurement grâce au bouton Sauvegarder la recherche.

06/12/2017 - Mises à jour hivernales

Le logiciel voit arriver de nouvelles fonctionnalités en cette fin d'année :

  • Journal des actions : accessible depuis Administration > Historique, il vous permettra de garder un œil sur l'ensemble des actions effectuées dans le logiciel.
  • Arborescence des documents : il est désormais possible de créer des dossiers et sous-dossiers dans la partie Documents afin d'organiser plus facilement les éléments qui s'y trouveraient.
  • Modèles de document : accessible depuis Administration > Modèles de document, vous avez à présent la possibilité de créer des modèles de type courrier ou publipostage qui pourront être intégrés directement à une correspondance de réponse.

20/10/2017 - Gestionnaire de tâches

Sur le même principe que les correspondances, il est désormais possible d'attribuer des tâches à des destinataires via l'onglet Planification visible depuis la page de création d'une nouvelle correspondance (entrante/sortante). Ces tâches peuvent être attribuées à plusieurs destinataires et seront visibles sur la page d'accueil de l'utilisateur. Plusieurs états de traitement et types de tâche sont paramétrables depuis l'administration.

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Sterenn LE BOURDONNEC
sterenn@3douest.com
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