3D Ouest
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Les utilisateurs en copies d’une correspondance auront dorénavant une visibilité de celle-ci dans cet onglet. Le Gain: La correspondance est stockée et visible à tout moment par l’utilisateur. Il aura la possibilité de mettre un commentaire si nécessaire en cliquant sur le bouton "modifier" mais sans pouvoir la traiter. L’utilisateur en copie pourra ranger la correspondance dans son dossier ou l’archiver si nécessaire.
Afin de gagner du temps et éviter les erreurs, 3Douest à mis en place le référentiel d'adresse nationale (saisir au préalable le code postal). Concernant les champs mail et téléphone, un indicateur de couleur vous informe lorsque la structure est respecté.
Une version actualisée du manuel utilisateur est à disposition de tous les usagers afin de les aider dans l'utilisation du logiciel (dernière actualisation le 14/06/2021).
Document disponible dans la partie Mode d'emploi
Vous avez la possibilité de créer plusieurs listes de diffusions via la configuration de votre profil ou lors d'une création d'une correspondance, les informations sont disponibles page 13 du guide utilisateur.
Le + -Gain de temps important.
Vous avez la possibilité de générer une passerelle entre votre boite mail et la solution afin d'importer ceux-ci et de les transformer en correspondances page 12 du Manuel Utilisateur Imap = serveur Mail.
la fonction Suivi des Correspondances sortantes sur l'accueil pour les utilisateurs en copie est paramétrable sur l'écran d'accueil de l'administration.
Dans l'onglet Mail de votre tableau de bord, les dossiers ont été renommés afin d'être en adéquation avec votre boite mail.
A partir de l’icône "Dossiers" dans la barre de gestion, vous avez la possibilité de ranger des documents en cliquant dessus et en les faisant glisser vers n'importe quel sous dossier.
L'onglet "créés / envoyées" a été renommé en "historique".
Votre logiciel évolue pour laisser place à une nouvelle version. Vous bénéficierez automatiquement de la dernière version du logiciel. Le changement de version s'opérera dans la semaine.
L'équipe 3D OUEST reste à votre disposition pour vous accompagner au mieux dans ce changement.
La redirection du courrier lors de vos acescences à été optimisée. Vous pouvez paramétrer votre redirection courrier via la configuration personnelle en haut à droite de votre logiciel. Le choix des utilisateurs vers lesquelles vous redirigez votre courrier durant vos absences peut désormais être défini via un outil de recherche.
Vous pouvez aujourd'hui paramétrer le nombre de lignes de destinataires que vous souhaitez voir afficher à la création d'une correspondance (dans le menu "configuration").
Pour information, cette fonction peut être utile pour créer des rappels ou des alertes sans donner accès à la correspondance.
Ex 1 : Un technicien doit intervenir par rapport à une plainte d’un administré ; il n’a pas besoin d’être inclus dans la correspondance mais il pourrait recevoir un rappel de la date butoir d’intervention (à partir du moment ou il est utilisateur du logiciel).
Ex 2 : Se mettre une alerte pour répondre à un courrier ou pour préparer une réponse.
Cette fonction est paramétrable par collectivité. Si vous n'en avez pas besoin, vous pouvez nous contacter pour que nous la désactivions chez vous.
Les statistiques ont été revues.
Elles permettent toujours d'avoir une analyse sur le nombre de correspondances entrantes.
Et aujourd'hui, il est possible d'effectuer des analyses directement sur le nombre de destinataires concernées afin d'avoir une répartition plus juste des actions effectuées ou à effectuer sur les correspondances.
L'analyse peut se faire sur tous les services et service par service.
Au niveau des droits utilisateurs, vous pouvez avoir accès aux correspondances sortantes dont vous êtes l'expéditeur en cochant l'option, "suivi des correspondances sortantes" dans votre administration.
L'onglet "créées / envoyées" de votre tableau de bord fera apparaître toutes les correspondances que vous avez créées (sortantes et entrantes) et envoyées (sortantes) en tant qu'expéditeur.
Pour plus de simplicité, le brouillon a été déconnecté de la création d'une correspondance sortante.
Il y a maintenant un menu spécifique sur le tableau de bord.
Le brouillon permet d'intégrer un modèle de courrier sur lequel différents utilisateurs sélectionnés peuvent interagir.
Ces utilisateurs peuvent modifier le modèle de document ou y intégrer des commentaires.
Dès que le modèle est finalisé, on peut le transformer en .pdf pour l'expédier et l'enregistrer en correspondance sortante définitive.
Il est possible de sélectionner des destinataires :
- par service ; internes ou externes
- Nouveauté ! - par type de contacts (sélection en masse de toutes les sociétés, associations, particuliers ...).
Ceci vous permet d'enregistrer en une seule fois une correspondance effectuée à un même type de contact.
Pour permettre de relancer les utilisateurs en retard sur le traitement de leurs correspondances ; un nouvel icône de relance orange a été mis en place.
Il sera disponible pour les administrateurs, les superviseurs service ou les superviseurs tous services.
En cliquant sur cet icône, un email de relance parviendra aux utilisateurs assignés à la correspondance.
Afin d'améliorer les temps de réponse, nous avons ajouté une plage de date dans le menu "supervision" vous permettant de filtrer directement sur une période.
Par défaut, la plage se trouve sur les 6 derniers mois.
Le mode de connexion va changer dans la soirée du 03 janvier 2019 et le logiciel sera inaccessible durant cette période (entre 18h et minuit).
Assurez-vous d'avoir correctement mis à jour vos identifiants actuels en leur attribuant à chacun d'entre-eux une adresse email différente (qui deviendra l'identifiant de connexion après la mise à jour).
Vous retrouverez plus de détails sur la nouvelle façon de se connecter dans ce fichier d'aide.
Le mode de connexion à votre logiciel va bientôt changer pour répondre aux impératifs du Règlement Général sur la Protection des données.
Il nécessitera l’utilisation de votre adresse email qui servira alors de login.
Vous voudrez bien prendre des dispositions pour que chacun des utilisateurs de votre logiciel dispose d’un email individuel en vue de cette échéance.
Celui-ci devra être enregistré dans le champ prévu à cet effet sur votre logiciel (Administration > Utilisateurs > Clic sur l’utilisateur pour accéder au champ Email).
Un nouvel affichage des statistiques est disponible à partir du bouton "Statistiques" dans le menu de gauche de l'interface utilisateur.
Dans le menu noir, icône Configuration / onglet Contact, vous pouvez maintenant dans l'encart signature, ajouter du texte et/ou une image (format JPEG ou PNG) de votre signature électronique qui sera visible lors de l'envoi de brouillons par émail pour validation.
Il est désormais possible à partir de l'Administration/Personnels et de l'Administration/Contacts externes de modifier l'ordre des types de contact, d'en ajouter ou de les modifier.
Dans l'Administration / Services, vous pouvez désormais créer des sous-services afin d'avoir une vue pyramidale de votre structure.
Après avoir créé une correspondance sortante, vous allez pouvoir en revenant dessus, accéder à un nouvel onglet intitulé Brouillon et pouvoir travailler sur le courrier de réponse grâce à un système de brouillons associés à un circuit de validation.
Vous pouvez à présent, à la création d'une correspondance, créer un courrier confidentiel. Pour ce faire, il vous suffit de cocher la case Courrier confidentiel disponible dans l'onglet Correspondance lors de la création du courrier. Seuls le créateur, l'expéditeur et les destinataires pourront accéder à cette correspondance confidentielle, et ce, même en faisant une recherche.
Il est désormais possible, lors d'une absence, de renseigner une date de fin de transfert de vos correspondances vers une tierce personne, cette date est à renseigner dans le mode Configuration, onglet Utilisateur.
Création d'une nouvelle priorité, pastille violette, en cas de courrier urgent (24 heures) disponible à la création d'une correspondance.
Lors de la création d'une correspondance, il est désormais possible de signifier si le courrier a été reçu en recommandé, en accusé de réception, son niveau de garantie ainsi que la référence du recommandé.
Dans cette partie, au niveau de l'espace de gestion des absences, affichage du nom, prénom et du service de l'utilisateur sélectionné. Car il peut y avoir un même contact qui interfère dans plusieurs services. Cette fonctionnalité nous permet de ne pas nous tromper de contact.
Dans le mode Supervision / Les Tâches nous avons mis en place une info bulle au niveau du libellé de la tâche permettant lorsque l'on clique dessus, de voir les observations entrées lors de la création de la tâche qui n'étaient pas visibles à cet endroit jusqu'à présent.
Dans l'onglet Configuration / Contact mise en place de plusieurs adresses mails possibles pour un même contact.
A la création d'une correspondance, lors du choix du destinataire, il est désormais possible de classer les différents services des destinataires par ordre alphabétique.
Aujourd’hui 25 mai 2018, le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) entre en application.
Cette modification de la réglementation vise à mieux encadrer l’usage des données dans les systèmes informatiques. 3D Ouest travaille depuis plusieurs mois à l’intégration de ces évolutions.
Dans ce cadre, un certain nombre d’actions vont être menées dans les prochains jours à votre attention.
Vous allez notamment recevoir un nouveau contrat de maintenance définissant plus précisément nos responsabilités respectives concernant les données personnelles. Il remplacera le contrat de maintenance précédent.
Nous mettrons également en œuvre une nouvelle procédure de connexion à votre logiciel. Celle-ci renforcera la sécurité des accès. Elle vous sera détaillée la semaine prochaine au travers d’une fiche pratique.
Intégration d'un lien émail cliquable dans la partie contact/mail du Carnet d'adresses afin de pouvoir envoyer rapidement un émail au contact concerné.
Il est maintenant possible de changer la couleur générale de l'interface du logiciel dans la partie Administration.
Vous avez désormais la possibilité de configurer une adresse mail vers laquelle vos correspondances seront également envoyées afin que la personne à qui elle appartient puisse les traiter (lors d'un congé par exemple). Un commentaire apparaîtra pour cette personne afin de la prévenir de la nature de cette correspondance. Pour cela, il suffit de cocher la case « Copier mes correspondances vers » dans la partie Configuration puis de renseigner l'adresse mail de la personne en question.
Plusieurs fonctionnalités ont été mises en place afin de rendre le logiciel encore plus convivial et simple à utiliser :
Dans la partie Documents, vous avez désormais la possibilité de retrouver des documents plus facilement grâce au bouton Recherche avancée, qui vous permet de rechercher des éléments en fonction du titre, la date d'enregistrement ou un dossier.
Il est maintenant possible de configurer précisément pour chaque utilisateur les fonctionnalités du bandeau de gauche auxquelles il aura accès (recherche, carnet d'adresses, documents, création de dossier, statistiques) depuis l'Administration du logiciel.
Vous avez désormais accès à deux nouvelles fonctionnalités dans le logiciel :
Le logiciel voit arriver de nouvelles fonctionnalités en cette fin d'année :
Sur le même principe que les correspondances, il est désormais possible d'attribuer des tâches à des destinataires via l'onglet Planification visible depuis la page de création d'une nouvelle correspondance (entrante/sortante). Ces tâches peuvent être attribuées à plusieurs destinataires et seront visibles sur la page d'accueil de l'utilisateur. Plusieurs états de traitement et types de tâche sont paramétrables depuis l'administration.
Tél: 02 96 48 68 19
Mail : moc.tseuod3@tcatnoc
@3douest
3D Ouest
09h00 - 12h00 / 14h00 - 18h00
